המדריך המלא להתנהלות מול להקת החתונות שבחרתם: לוח הזמנים, תוכן מוזיקלי, מה יהיה בחופה ועוד דברים שכדאי לתאם מראש

בשעה טובה ההכנות לחתונה מתקדמות, בחרתם ספקים ואתם כבר יודעים מי ינגנו אצלכם בחתונה. אבל בכך לא מסתיים תפקידכם בתכנון המוסיקה.

אחרי שאתם בוחרים להקה, השלב הבא הוא פגישה עם נציג/ת הלהקה כדי לתכנן את הערב. יש אמנם פה ושם להקות העובדות בשיטה אחרת, אבל גם איתם כדאי להתעקש על פגישה (אלא אם הזמנתם להקה – ועשיתם זאת מתוך הבנה שזה המצב – שהלהקה עושה את "הקטע שלה" וזהו). יש דברים שאי אפשר לסגור במייל, יש שאלות שאי אפשר לענות עליהן בבחירה מתוך אפשרויות וכן הלאה. זמן טוב לפגישה יהיה כחודש לפני החתונה, אבל אפשר לגלות גמישות בנושא הזה.

אז על מה צריך לעבור בפגישה? מיד אפרט ובסוף המאמר ממתין לכם מדריך מקוצר שתוכלו להדפיס ולהביא לפגישה כדי להיות ממוקדים.

לוח הזמנים בחתונה

לוח הזמנים הוא השלד לפגישה ולתכנון הערב. בתכנון הלו"ז מעורבים בעיקר שני גורמים מעבר לכם: האולם והלהקה. האולם מתעניין בעיקר בזמני הגשת האוכל, והלהקה צריכה לדעת מתי רוקדים, מתי חופה וכן הלאה. ראיית האירוע של האולם והלהקה לא תמיד חופפים, לכן חשוב מאוד שלא תסכמו לו"ז סופי עם האולם לפני הפגישה עם הלהקה. נתקלתי לא פעם בלו"ז שנקבע ע"י בעלי האולם, שייצר עבור הלהקה סדר שבלתי אפשרי לעבוד בו, כמו הרקדות של 15 דקות.

תכנון ההרקדות בחתונה

מבנה ההרקדות: כמעט בכל החתונות הדתיות ההרקדה הראשונה היא חסידית, ועיקרה מעגלים. ההרקדה השניה משתנה הרבה יותר מאירוע לאירוע – הרקדה דומה למה שהוזכר בהרקדה ראשונה; הרקדה של מוסיקה יהודית פרועה יותר ומכוונת לריקודי "פרי-סטייל" ופחות מעגלים; התחלה בחסידי ומעבר לסגנונות אחרים – ישראלי, לועזי, אתני, מזרחי וכן הלאה; או בכלל לוותר על חסידי בהרקדה שניה וללכת ישר על הסגנונות האחרים.
אתם כמובן לא מחוייבים לכך. אפשר לשלב סגנונות נוספים גם בהרקדה ראשונה (בדרך כלל זה יקרה בחתונות "מעורבות"), ואפשר גם "לשבור" בה את המעגלים. בחתונות של זוגות חילוניים שהחליטו ללכת על להקה אפשר לעשות חתונה בלי אפילו "ניי ניי" אחד.

שילוב סגנונות בצורה חכמה: אז אמרנו שבהחלט ניתן (והרבה פעמים אפילו מומלץ) לשלב כמה סגנונות בהרקדה אחת. בכל זאת, כדי למנוע התקפת אפילפסיה מהרוקדים, צריך לעשות זאת בחכמה:
ראשית – לא יותר מדי! "תפסת מרובה – לא תפסת". 3-4 סגנונות (תלוי באורך ההרקדה) הם די והותר, ופעמים רבות ניתן להסתפק בפחות.
שנית – לייצר גושים של סגנונות. פלייליסט של שיר חסידי, שיר ישראלי, חסידי, קטע אתני, לועזי, שני חסידיים, לועזי, וחסידי לקינוח יכול להתאים אולי לתפיסה האידיאולוגית שלכם, אבל ברחבת הריקודים זה ייצור תסכול גדול, כשבכל שתי דקות הרוקדים יצטרכו להפסיק את התנופה ולהתאים את עצמם למה שהלהקה עושה עכשיו, רק כדי לעצור בשיר הבא כדי להבין מה רוצים מהם שוב. אז אנא – אל תשגעו את האורחים, בסה"כ הם רוצים בטובתכם, לא?
שלישית – גם אם אתם זוג פרוע במיוחד, וחבריכם הם לוחמים אינדיאניים, התחילו את ההרקדה הראשונה באופן שלא יבהיל את הדודות. גם ההורים והסבתא רוצים לרקוד איתכם, תנו להם ולשאר המבוגרים את ההזדמנות – ממילא אחרי 15-20 דקות הם יתעייפו ויפנו לכם את הרחבה.

סיום הרקדות: בהרבה מאוד חתונות מסיימים הרקדות בשיר רגוע. בהרקדה השניה המטרה היא לסגור את החתונה באופן מרגש ואינטימי מעט יותר, ובראשונה, בנוסף לנ"ל, זה מצנן את הרוקדים לקראת המנה העיקרית. אצל בני"שים ונספחיהם נפוץ "מעגל זיעה" – כולם מחובקים במעגל גדול ואיטי, בלי לתת לחולצה הרטובה שלהם ושל חבריהם להפריע להם, שרים שיר נשמה "דוסי". אבל יש עוד אופציות – שירים "דוסיים" פחות קיטשיים, קטעים אתניים, שיר ישראלי שקט, וכן הלאה. אם אתם רוצים בסיום שקט, התייעצו עם הלהקה מה יש להם להציע לכם.

בקשות מיוחדות ובחירת שירים: יש להקות שההרקדות שלהן בנויות באופן פחות או יותר קבוע, ויש להקות שיבקשו מכם לבחור אחד אחד את כל השירים. שתי השיטות עובדות, אבל אל תכריחו להקה שעובדת בשיטה א' לעבוד בשיטה ב'. בכלל, זכרו שנציגי הלהקה הם בעלי מקצוע ולכן כדאי מאוד לשמוע לעצותיהם. הרבה פעמים רעיונות יפים מאוד על הנייר מתגלים כלא מוצלחים במציאות. אל תצפו גם לכך שהלהקה תבנה רפרטואר חדש לחלוטין עבור האירוע שלכם. הדבר לא מעשי, ובדרך כלל יגרור ביצועים חלטוריסטיים. צרו את הבסיס מתוך הרפרטואר הקבוע של הלהקה, ואם אתם חייבים, בקשו שיר אחד או שניים שיכינו במיוחד עבורכם. סדר הרקדה של להקה נוצר תוך שיקולים רבים ובדרך כלל שונה לא מעט פעמים עד שהגיע לפורמט קבוע ויציב, ושינויים גדולים מדי רק יפגעו בזרימה טובה של ההרקדה.

המקום היחיד בו מנהלי ההרכב יגיעו כלוח ריק הוא החופה וההליכה אליה. ההליכה לחופה והכניסה אליה הם בעיניי הזמנים בהם כדאי להיענות לכל בקשה של החתן והכלה, כולל לקטעים חדשים לחלוטין אותם תעבירו ללהקה על גבי דיסק, קישור ליוטיוב, או אפילו בתווים. וזה מוביל אותנו לנושא הבא:

תכנון המוזיקה בחופה

רוב הלהקות היום מלוות את החופה מוסיקלית, והדבר מוסיף המון התרגשות וחן לחופה. אלה הנושאים שאתם צריכים לעבור עליהם:

הליכת הזוג לחופה: להליכה ה"דתית-ישראלית" יש ארבעה חלקים: לקיחת החתן אל הכלה (שממתינה בכיסא הכלה), כיסוי בהינומה, ליווי החתן אל החופה וליווי הכלה אל החופה. אצל האשכנזים יש להוסיף גם את שבעת הסיבובים שהכלה מסובבת את החתן מתחת לחופה לפני תחילת טקס החופה. בחתונות חילוניות יש סדר אחר, וכך גם בחתונות עם נורמות של יהודים מחו"ל.

אפשר לבחור שיר נפרד לכל מקטע שכזה, ואפשר לחבר שני מקטעים עם אותו שיר. מבחינת האווירה יש שני סוגים – שמח ובלאגן, או מכוון ומרגש ("דבקוּת"). אפשר שכל הליכה תהיה באחת מהאווירות ואפשר לשלב. אלו השלבים לפני תחילת החופה: הליכת החתן אל הכלה, הכיסוי בהינומה, הליכת החתן לחופה, הליכת הכלה לחופה, כניסת כלה לחופה וסיבובים. הכל תלוי באופייכם ובמה שאתם אוהבים.

נגינה בשבע ברכות: פה ושם יש מסדרי קידושין שמעדיפים שלא ינגנו וישירו בין הברכות, כי הם רואים בזה "הפסק". אבל אם אין מניעה – עודדו את הלהקה לנגן בין הברכות, זה מוסיף הרבה. 
טיפ חשוב: אם אתם מכבדים אורחים בברכות (ולא מסדרי הקידושין מברכים את כולן ברצף) דאגו שמנחי החופה לא יתעכבו בהזמנת המברכים, אלא מיד בסיום הברכה יקראו לבאים בתור. וכך, בזמן שהבא בתור עולה לחופה, הלהקה תנגן והקהל ישיר.

אם אשכחך: כמובן שאני ממליץ לשיר את "אם אשכחך" במנגינה המועדפת עליכם. אם אתם מאלה שמחיאות הכפיים על שבירת הכוס מפריעה להם, העלו זאת בפגישה – יש כמה דרכים להתמודד עם העניין, ואני בטוח שמנהלי הלהקה יוכלו להציע לכם לפחות חלק מהן.

סיום חופה: בהחלט מותר להשתולל. לא חייבים רק "שמח תשמח" או "ייבנה המקדש" (אם כי אין שום רע בהם, אלה אחלה סיומי חופה), ואפשר לבקש משהו אחר (רק לא לשכוח שהלהקה בחופה היא לרוב בפורמט אקוסטי ולכן ביצוע "חי" של שיר של "היהודים" כנראה לא יעבור) – בביצוע הלהקה או מדיסק.

הגברה

נושא ההגברה גדול ומורכב, ויש לו חשיבות גדולה מאוד להצלחת הערב, למרות שאם אתם לא מהתחום – אין לכם מושג בו. נזכיר כאן שתי נקודות.

הראשונה: בשלב הזה אתם אמורים לדעת כמה מערכות הגברה הלהקה מביאה איתה כסטנדרט. לרוב הלהקות מביאות שתיים – אחת לבמה ואחת לחופה.
עקרונית שתי מערכות אמורות להספיק, אבל יש לפעמים מצבים בהם צריך יותר מכך. אם יש בחתונתכם יותר מוקדים ממערכות הגברה שהלהקה מביאה איתה באופן הרגיל, זה הזמן לסגור את הפינה הזו. מצבים כאלו יכולים להיות קבלת פנים בזירה נפרדת, רחבת נשים שנמצאת בצד השני של האולם או כל סיטואציה אחרת.

השניה: בררו עם הלהקה מתי היא צריכה לקבל את האולם כדי להיות מוכנה בזמן, וודאו עם האולם שהדבר אכן יקרה. לצערי, הווידוא הזה לא מיותר: לפעמים צריך אדם עם מפתחות שיפתח משהו עבור הלהקה, או שהאולם פשוט תפוס. קרה לי כבר כמה פעמים שהגענו לאולם בזמן ולא יכולנו להתחיל לעבוד כי באולם התקיים אירוע אחר והתחלנו להקים את הבמה חצי שעה לפני תחילת קבלת הפנים.
כמובן שלא סיימנו בזמן והסאונד לא היה ברמה בה הוא יכול היה להיות, ולא באשמתנו. אם זה קורה זה לא סוף העולם והחתונה לא נהרסה, אך עדיף להימנע מזה.

עוד כמה דברים קטנים

איש/אשת קשר: מנו אדם אחד מקרב המשפחה (לא הורים!) או החברים שיהיה היחיד שבסמכותו לתת הוראות ללהקה. מנהלי להקה גם כך מתמרנים בין הרבה מאוד גורמים בחתונה וצריך יכולת חלוקת קשב מרשימה. קבלת הוראות מאנשים שונים, שפעמים רבות סותרים אחד את השני, מקשה מאוד לבצע את התפקיד לשביעות רצונכם.
איש הקשר יהיה זה שיבשר ללהקה על תחילת החופה, על חזרתם של החתן והכלה מחדר הייחוד, על סיום הרקדות, והוא גם היחיד שייתן הוראות להגברה או הנמכה של הווליום. וודאו כי איש הקשר שבחרתם ייצג נאמנה את מה שאתם ושתי המשפחות רוצים, ולא ידחוף את מה שמשפחה אחת רוצה על חשבון השניה, או בכלל את מה שהוא מעוניין בו. עדכנו את הגורמים הרלוונטיים – הורים, דודים, מנהל האירוע מטעם האולם וכו' – בזהותו ובתפקידו של איש הקשר כדי שהדבר יעשה רק טוב לזרימת האירוע.

תוספת זמן: רוב הלהקות מגבילות את משך הופעתם – או לשעה מסויימת או לכמות שעות מסויימת. מעבר לכך בדרך כלל גובים תוספת תשלום. גם אם אתם בטוחים שלא תגיעו לתוספת הזמן (ואתם צודקים, לרוב לא מגיעים לזה), כדאי לוודא שאתם יודעים מתי מתחילה תוספת הזמן בחתונה שלכם. קבעו עם הלהקה כי על תוספת הזמן יוחלט בערב עצמו ולא לפני כן, הבהירו להם כי הם חייבים לקבל את אישורו של איש/אשת הקשר במקרה של המשך נגינה לתוך תוספת הזמן (כך לא תופתעו במעמד התשלום מדרישה לתוספת על "אובר-טיים”), או שתקבעו דרך אחרת לוודא כי הגלישה לזמן החריג תיעשה על דעתכם.

אוכל לנגנים: אל תשכחו להכין ללהקה מראש סידור כלשהו להאכלתם. הם נמצאים שעות ארוכות במקום האירוע (מגיעים הרבה לפני האורחים, לפעמים גם לפניכם, והולכים בסוף) ולא יכולים לצאת לקנות פיצה… הפשוט ביותר הוא לדאוג לשולחן ספקים ללהקה ולצלמים. המקום הנוח ביותר להציב את שולחן הלהקה הוא כמובן ליד הבמה. נסו לדרוש מהאולם את השולחן בחינם או לפחות בחצי מחיר – הלהקה אוכלת רק חלק קטן מהאוכל המוגש, והם לא בדיוק אורחים.
מכיוון ששולחן יכול להיות יקר, יש דרכים יצירתיות להקטין את העלות. יש אולמות בהם באופן קבוע פותחים ללהקה שולחן באחת מפינות הזולה בלי לספור את המנות, וזו דוגמא אחת לפתרון יצירתי מהסוג הזה.

לשחרר! ואחרי הכל, בערב עצמו, אסור – אבל אסור!!! – לכם לנהל. בואו לשמוח ולהשתולל, ותנו לספקים – שבחרתם בהם כי אתם סומכים עליהם – לבצע את עבודתם. הכל יהיה נהדר, לא לדאוג!

מדריך מעשי לפגישת תכנון המוסיקה עם הלהקה

ריכוז הנושאים עליהם תצטרכו לעבור בפגישה עם הלהקה שתנגן בחתונה שלכם. כדאי להדפיס את המסמך ולקחת אותו עימכם לפגישה. כך תוכלו לוודא שכלום לא נשכח. לו"ז החתונה

הלו"ז פה הוא הלו"ז המקובל ברוב החתונות במגזר הדתי לאומי.

1. הבאת החתן אל הכלה
2. כיסוי הינומה
3. הליכת החתן לחופה
4. ברכת כלה
5. הליכת הכלה לחופה
6. כניסת הכלה לחופה (אם רוצים אווירה שונה מזו שבהליכת הכלה לחופה)
7. סיבובי הכלה סביב החתן
8. שבירת הכוס: האם שרים "אם אשכחך" ובאיזו מנגינה? ואם מחיאות הכפיים על שבירת הכוס מפריעות לכם – אילו פתרונות יש ללהקה?
9. האם רוצים שהלהקה תנגן בין הברכות?
10. האם מתוכננים בחופה דברים נוספים, פחות שגרתיים? ומה תפקיד הלהקה בהם?
11. בחירת שיר סיום (אפשר גם לבחור שיר שינוגן מדיסק/מחשב)

הגברה

ב-99% מהזמן אין מה להתעכב על זה. בכל זאת לוודא שהלהקה יודעת איפה קבלת הפנים, איפה החופה ואיפה הריקודים. אם יש חריגות בגיאוגרפיה של מקום החתונה (קבלת פנים מרוחקת; הבמה בחדר אחר ממקום הסעודה, כפי שקורה למשל בקיבוצים; רחבת נשים שממוקמת בצד השני של האולם וכן הלאה) ליידע ולהסביר.

שונות

• לוודא שאין טעויות ברישום התאריך והמיקום.
• באיזו שעה להודיע לאולם שהלהקה מגיעה? (לא לשכוח באמת להודיע לאולם. אפשר גם לשלוח מייל תוך כדי הפגישה ולכתב את מנהל/ת הלהקה).
• תשלום על תוספת זמן – ממתי? להגיע לסיכום שאין צורך להחליט מראש ויוחלט בערב עצמו אם נזקקים לתוספת זמן או לא (אין סיבה שתמסמרו את עצמכם להחלטה לפני שאתם רואים מה קורה במציאות, אלא אם אתם רוצים להבטיח שלא תשלמו יותר, ואז תבהירו שבכל מקרה אין תוספת זמן והלהקה תסיים "בזמן"). כמו כן להגיע למנגנון מוסכם על ההחלטה – שהלהקה לא תחליט על דעת עצמה בלי לידע אתכם (הכי טוב – דרך איש הקשר).
• לוודא שצורת התשלום ברורה ומובנת לכולם, שלא תהיינה אי נעימויות.

להורדת המדריך כקובץ PDF